Quand Élodie Marchand, fondatrice du cabinet Trajectoires Coaching (12 coachs, 280 bénéficiaires/an), a adopté PopSkills Pro en septembre 2025, son objectif était clair : "Mes coachs passent 40 % de leur temps sur de l'administratif. Je veux que ce chiffre descende sous les 15 %."
La situation avant PopSkills Pro
Le quotidien administratif des coachs
Chaque coach passait en moyenne 3 heures par jour sur des tâches non productives : préparation des supports d'activité, scoring manuel des tests de personnalité, rédaction des comptes-rendus de séance, envoi de rappels aux bénéficiaires et compilation des données pour les rapports clients.
Les outils utilisés
Un tableur Excel pour le suivi des bénéficiaires, Google Forms pour les questionnaires, des documents Word pour les comptes-rendus, un logiciel de facturation séparé. Cinq outils qui ne communiquaient pas entre eux.
L'impact sur le business
Le cabinet plafonnait à 25 bénéficiaires par coach. Au-delà, la charge administrative rendait le travail insoutenable. Le turnover des coachs atteignait 30 % par an.
La mise en place de PopSkills Pro
Phase 1 : migration des données (semaine 1-2)
L'équipe PopSkills Pro a accompagné la migration des 280 profils bénéficiaires vers la plateforme. Les historiques de tests et les notes de suivi ont été intégrés.
Phase 2 : formation des coachs (semaine 3)
Deux demi-journées de formation ont suffi. L'interface de PopSkills Pro reprend les concepts familiers aux coachs : parcours, séances, activités, tests. La prise en main a été qualifiée de "surprenante de simplicité" par les équipes.
Phase 3 : déploiement progressif (semaine 4-8)
Les nouveaux bénéficiaires ont directement été intégrés sur la plateforme. Les bénéficiaires existants ont migré au fil des renouvellements.
Les résultats après 6 mois
Temps administratif : de 40 % à 16 %
Le scoring automatique des tests a supprimé 45 minutes par bénéficiaire. Les activités interactives prêtes à l'emploi ont réduit la préparation de 60 %. Les comptes-rendus pré-remplis par l'IA font gagner 20 minutes par séance.
Capacité des coachs : de 25 à 38 bénéficiaires
Avec moins d'administratif, chaque coach peut accompagner 52 % de bénéficiaires supplémentaires sans augmenter ses heures de travail.
Satisfaction des bénéficiaires : +22 points NPS
Les bénéficiaires apprécient l'accès en autonomie aux tests, le suivi entre les séances via le coach IA et la visualisation de leur progression sur le dashboard.
Turnover des coachs : de 30 % à 8 %
Les coachs retrouvent le sens de leur métier. "Je suis devenue coach pour accompagner des personnes, pas pour remplir des tableurs", résume une des coachs de l'équipe.
Le ROI en chiffres
Investissement : 199 euros par mois pour 3 coachs (plan Équipe). Gain : 13 bénéficiaires supplémentaires par coach, soit un chiffre d'affaires additionnel de 156 000 euros par an pour le cabinet. ROI : retour sur investissement en 18 jours.
Ce que les coachs disent après 6 mois
Nous avons recueilli des retours structurés auprès des 12 coachs de Trajectoires Coaching après 6 mois d'utilisation de PopSkills Pro. Voici les principaux thèmes :
**Ce qui a le plus changé** : - "Je ne passe plus 30 minutes à scorer un Big Five à la main. Le résultat est là en 2 secondes." — Coach spécialisée bilan de compétences - "Les bénéficiaires apprécient l'accès autonome aux tests. Ils arrivent en séance avec des questions pertinentes au lieu de découvrir leurs résultats en direct." — Coach carrière - "Le dashboard me donne une vue d'ensemble que je n'avais jamais eue. Je vois la progression de chaque bénéficiaire en un coup d'oeil." — Coach de transition
**Ce qui pourrait être amélioré** : - Certains coachs souhaiteraient plus de personnalisation dans les rapports de tests - L'interface mobile pourrait être optimisée pour les séances en déplacement - L'intégration avec certains outils de facturation tiers est attendue
Analyse détaillée des gains par poste
Le scoring des tests psychométriques Avant PopSkills Pro, le scoring d'un Big Five BFI-2 prenait 45 minutes par bénéficiaire (saisie des réponses, calcul des scores, rédaction du rapport). Avec PopSkills Pro, le scoring est instantané : le bénéficiaire passe le test en ligne, les résultats sont calculés automatiquement et un rapport PDF est généré. Gain net : 45 minutes par bénéficiaire, soit 210 heures par an pour le cabinet (à 280 bénéficiaires/an).
La préparation des séances Les coachs utilisaient des templates Word qu'ils adaptaient manuellement à chaque bénéficiaire. PopSkills Pro propose des activités interactives prêtes à l'emploi (ligne de vie, roue de la vie professionnelle, questionnaire de valeurs) qui s'intègrent directement dans le parcours du bénéficiaire. Gain net : 30 minutes de préparation par séance, soit 60 % de réduction du temps de préparation.
Les comptes-rendus de séance L'assistant IA de PopSkills Pro pré-remplit les comptes-rendus à partir des notes structurées saisies pendant la séance. Le coach n'a plus qu'à relire et ajuster. Gain net : 20 minutes par séance.
L'impact sur la qualité La digitalisation ne se fait pas au détriment de la qualité. Au contraire, les coachs rapportent une amélioration de la qualité de leur accompagnement : les rapports de tests sont plus complets, les exercices interactifs engagent davantage les bénéficiaires, et le suivi entre les séances (via le coach IA intégré) maintient la dynamique d'accompagnement.
Les facteurs clés de réussite de la migration
La réussite de la migration vers PopSkills Pro n'est pas uniquement technologique. Elle repose sur trois facteurs humains :
- **L'adhésion de la direction** : Élodie Marchand a porté le projet personnellement, en expliquant la vision et les bénéfices attendus à chaque coach individuellement.
- **La formation initiale** : les deux demi-journées de formation ont permis aux coachs de se sentir compétents et autonomes sur la plateforme avant de l'utiliser avec leurs bénéficiaires.
- **Le support réactif** : l'équipe PopSkills Pro a répondu à toutes les questions dans les 24 heures pendant les 2 premiers mois, ce qui a réduit la frustration liée au changement d'outil.
Applicabilité à d'autres structures
Les résultats de Trajectoires Coaching sont-ils transposables ? Oui, à condition de réunir trois prérequis : un volume de bénéficiaires suffisant (au moins 50 par an pour que les gains d'automatisation soient significatifs), une volonté de standardiser les processus (sans perdre la personnalisation), et un investissement dans la formation des coachs à l'outil.
Pour un coach solo, PopSkills Pro offre le plan Solo (gratuit) qui donne accès aux tests psychométriques et au scoring automatique. Le gain de temps est déjà sensible, même sans le dashboard d'équipe.
FAQ
**PopSkills Pro est-il adapté aux cabinets de toutes tailles ?** Oui. Le plan Solo (gratuit) convient aux praticiens indépendants. Le plan Équipe (199 euros/mois, 3 praticiens) aux cabinets de 2 à 5 coachs. Le plan Entreprise (sur devis) aux structures plus importantes. PopSkills Pro n'est pas un organisme de formation — c'est une plateforme B2B d'outils et de gestion.
**Les bénéficiaires ont-ils accès à la plateforme ?** Oui. Chaque bénéficiaire dispose d'un espace personnel sécurisé où il peut passer les tests, consulter ses résultats, interagir avec le coach IA et suivre sa progression. L'accès est activé par le coach et désactivé en fin de parcours.
**La migration depuis des outils existants (Excel, Google Forms) est-elle complexe ?** L'équipe PopSkills Pro accompagne la migration des données existantes. Pour Trajectoires Coaching, la migration de 280 profils a pris 2 semaines. Les historiques de tests et les notes de suivi ont été intégrés sans perte de données.
**Quels tests sont inclus dans l'abonnement ?** Tous les tests libres de droits sont inclus sans surcoût : Big Five BFI-2, RIASEC, DISC, Ancres de Schein. La passation, le scoring et le rapport individualisé sont générés automatiquement. Aucun coût supplémentaire par passation.
Pour aller plus loin
- Consultez notre [guide des tests psychométriques en entreprise](/blog/tests-psychometriques-entreprise-guide) pour comprendre les outils intégrés à PopSkills Pro. - Découvrez notre comparatif [RIASEC vs DISC](/blog/riasec-vs-disc-quel-test) pour choisir les tests adaptés à vos bénéficiaires. - Lisez notre article [Coaching interne vs externe](/blog/coaching-interne-vs-externe) pour comprendre comment PopSkills Pro s'intègre dans un dispositif hybride.